Upaya Membangun dan Mengembangkan Inovasi Pelayanan Publik bagi Pejabat Administrator pada Birokrasi Pemerintah Daerah

Oleh Daud Amarato  |  Profil

Pendahuluan 

Berdasarkan Permen PAN RB Nomor 30 Tahun 2014, K/L/Pemda telah didorong untuk melakukan percepatan peningkatan kualitas pelayanan publik melalui suatu inovasi tertentu. Namun faktanya hingga saat ini masih banyak Perangkat Daerah (PD) yang cukup lamban dalam hal membangun dan mengembangkan Inovasi Daerah di Provinsi Nusa Tenggara Timur. Sehubungan dengan itu, melalui tulisan ini penulis akan memberikan beberapa pokok pikiran sebagai bahan diskusi tentang bagaimana upaya praktis yang dapat dilakukan, agar tercipta berbagai inovasi pelayanan publik sebagaimana yang diharapkan.  

Inovasi Pelayanan Publik (IPP) dimaksud adalah suatu terobosan tertentu dalam melakukan pelayanan kepada masyarakat, agar terwujud peningkatan kualitas pelayanan, guna meningkatkan kepuasan dan kepercayaan masyarakat. Wujud IPP dapat berupa: (1) hal yang baru sama sekali; (2) adaptasi dan modifikasi dari yang sudah ada, serta (3) adopsi dari tempat tertentu ke tempat yang baru.

 

Selain itu, berdasarkan manfaatnya, IPP terdiri dari:

1. Inovasi Pelayanan Administrasi
2. Inovasi Pelayanan Barang.
3. Inovasi Pelayanan Jasa.

Ketiga kategori Inovasi ini dapat dibangun dan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan pada masing-masing Perangkat Daerah (PD) yang bersangkutan.

 

Peranan Pajabatan Administrator dalam Membangun dan Mengembangkan Inovasi Pelayanan Publik

 

Berdasarkan Permen PAN RB Nomor 30 Tahun 2014, secara Umum, IPP dapat dilakukan melalui dua proses utama, yaitu: (1) menciptakan IPP dengan menggunakan sumber daya tertentu; dan (2) mengembangkan IPP yang sudah ada.

Menciptakan IPP dengan menggunakan sumber daya tertentu, yakni: alat dan bahan, SDM, anggaran, dan lain-lain yang dimiliki oleh Lembaga yang bersangkutan. Dalam hal ini diperlukan adanya desakan Pimpinan PD kepada setiap Administrator untuk menghasilkan Inovasi minimal 1 inovasi dalam 1 tahun.

Peran Pejabat Administrator dalam membangun/menciptakan IPP adalah memimpin stafnya untuk melakukan beberapa hal, sebagai berikut:

1. Mengidentifikasi pelayanan apa yang membutuhkan IPP.
2. Membuat daftar sarpras yang dibutuhkan untuk menyediakan inovasi yang bersangkutan.
3. Mengidentifikasi kesiapan sumber daya yang ada saat ini.
4. Memimpin staf untuk mulai membangun IPP.
5. Melakukan pemantauan teterhadap perkembangan proses membangun IPP.
6. Mencaritemukan solusi atas kendala yang dihadapi dalam proses membangun IPP.
7. Berbagai upaya lain yang perlu dilakukan untuk membangun IPP.

Upaya mengembangkan IPP yang sudah ada, dapat ditempuh dengan empat cara, yaitu:

1. Melakukan Transfer Pengetahuan Inovasi, yang melibatkan tiga pihak: Pihak Asal Inovasi, Penerima Inovasi, dan Fasilitator Transfer Inovasi. Dalam hal ini dibutuhkan adanya koordinasi dan kolaborasi yang baik, yang diawali dengan identifikasi pihak Asal Inovasi dan Fasilitator.
2. Melakukan Peningkatan Kapasitas, yakni: kapasitas organisasi, kapasitas individu dan sistem. Hal ini perlu dilakukan secara sistematis dan terprogram pada setiap PD.   
3. Membangun Jejaring Inovasi Pelayanan Publik, yang terdiri dari berbagai pihak, antara lain: Perguruan Tinggi, Lembaga Swadaya Masyarakat, Lembaga Mitra Pembangunan, dan lain-lain, yang dikolaborasikan untuk bekerja sama dalam hal perencanaan, anggaran, operasional, keberlanjutan, replikasi dan pengembangan kapasitas dan partisipasi masyarakat. Selama ini Urusan IPP masih berlangsung secara sendiri-sendiri belum ada jejaring yang terbangun untuk mengurus IPP. Oleh karena itu, ke depan setiap PD perlu melakukan kolaborasi dengan berbagai pihak, sesuai dengan kebutuhan masing-masing.  
4. Membangun Kelembagaan dan Keberlanjutan Inovasi di lingkungan pemerintahan daerah, berupa: dasar hukum, program dan anggaran untuk inovasi daerah. Hal ini bisa dipimpin oleh Sekretaris pada masing-masing PD atau Administrator tertentu yang diserahi tugas oleh Pejabat Pimpinan Tinggi pada PD yang bersangkutan.

Peran Pejabat Administrator dalam melakukan transfer pengetahuan inovasi, yaitu: memimpin stafnya untuk melakukan beberapa hal, sebagai berikut:

1. Melakukan identifikasi aspek-aspek yang akan ditransfer dari satu instansi kepada instansi lain, yakni aspek teknis, aspek informasi dan aspek manajerial.
2. Melakukan identifikasi pihak Asal Inovasi dan Fasilitator IPP.
3. Menentukan cara pengembangan inovasi pelayanan publik yang dapat dilakukan melalui: cara adaptasi atau modifikasi.
4. Menentukan metode Transfer Pengetahuan IPP, yaitu: pendampingan, workshope, studi lapangan, dan lain-lain.

Peran Pejabat Administrator dalam melakukan peningkatan kapasitas, yaitu: memimpin stafnya untuk melakukan beberapa hal, sebagai berikut:

1. Mengidentifikasi kapasitas apa yang perlu ditingkatkan.
2. Menemukan fasilitator IPP untuk melakukan kegiatan peningkatan kapasitas.
3. Mengatur jadwal, menyediakan sarpras dan anggaran untuk peningkatan kapasitas.

Peran Pejabat Administrator dalam membangun jejaring IPP, yaitu: memimpin stafnya untuk melakukan beberapa hal, sebagai berikut:

1. Mengidentifikasi para pihak yang masuk dalam jejaring IPP.
2. Merancang model serta bentuk koordinasi dan kolaborasi yang akan diterapkan.
3. Melakukan koordinasi dengan stakeholder yang bersangkutan.
4. Melakukan kolaborasi sesuai hasil koordinasi yang telah disepakati.
5. Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap hasil kolaborasi, guna melakukan perbaikan dan penyempurnaan.

Peran Pejabat Administrator dalam membangun pelembagaan dan keberlanjutan inovasi di lingkungan pemerintah daerah, yaitu: memimpin stafnya untuk melakukan beberapa hal, sebagai berikut:

1. Apabila belum ada Peraturan Daerah dan/atau Peraturan Kepala Daerah tentang Inovasi Daerah, maka Pejabat Administrator perlu mengusulkan keputusan Pimpinan PD yang akan menjadi dasar implementasi pada tingkat PD yang bersangkutan.
2. Jika sudah ada Peraturan Daerah dan/atau Peraturan Kepala Daerah tentang Inovasi Daerah, pejabat administrator perlu melakukan sosialisasi kepada bawahannya.
3. Merancang program dan anggaran untuk inovasi daerah berdasarkan kebutuhan maupun antisipasi kebutuhan di masa yang akan datang. Penyusunan program dan anggaran ini berdasarkan ketentuan yang berlaku, sebagaimana disebutkan pada poin 1 dan 2 di atas.   

Pemantauan dan Evaluasi

Guna menjamin terlaksananya IPP tersebut, maka perlu dilakukan pemantauan dan evaluasi oleh Pimpinan PD. Hal ini dapat dituangkan dalam Peraturan Kepala Daerah tentang Inovasi Daerah. Namun jika belum ada Peraturan Kepala Daerah tentang Inovasi Daerah, maka perlu dibuat keputusan Pimpinan PD yang akan menjadi dasar untuk melakukan pemantauan dan evaluasi IPP pada tingkat PD yang bersangkutan.

Peran Pejabat Administrator dalam pemantauan dan evaluasi, yaitu: memimpin stafnya untuk melakukan beberapa hal, sebagai berikut:

1. Menyusun instrumen pemantauan dan evaluasi yang akan digunakan.
2. Menyusun jadwal pemantauan dan evaluasi.
3. Mendiskusikan instrumen dan jadwal pemantauan dan evaluasi serta memutuskan instrumen dan jadwal tersebut, yang selanjutnya diajukan untuk mendapat persetujuan dari Pimpinan PD.
4. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi terhadap implentasi IPP berdasarkan jadwal yang ada.
5. Melakukan perbaikan dan penyempurnaan sesuai hasil pemantauan dan evaluasi IPP.  

Kendala Penerapan IPP dan Alternatif Solusinya

Kendala yang sering dihadapi dalam menciptakan dan mengembangkan IPP, beserta alternatif solusinya, antara lain:

Pertama, terbatasnya anggaran. Hal ini dapat diatasi dengan alternatif solusi, sebagai berikut: (a) Menyusun dan merencanakan anggaran secara bertahap untuk inovasi yang menjadi prioritas; (b) Menghemat penggunaan anggaran pada program dan kegiatan tertentu, agar kemudian hari disalurkan untuk IPP, sesuai dengan ketentuan yang berlaku; (c) Membangun kerja sama dengan stakeholder tertentu untuk menjadi pendonor anggaran IPP.

Kedua, jika belum adanya perda dan/atau pergub/perbup/perwali tentang Inovasi Daerah. Alternatif solusinya, antara lain: (a) Segera mendiskusikan dengan para pihak terkait, terutama para stakeholder kunci; (b) Membentuk Tim Kerja yang akan menanganinya; (c) Mendorong Tim Kerja yang bersangkutan agar segera bekerja secara terencana, sistematis dan konsisten; (d) Agar lebih efektif, perlu memberikan batas waktu yang jelas bagi Tim Kerja dalam melaksanakan tugasnya; (e) Melakukan monitoring terhadap proses yang sedang dilakukan oleh Tim Kerja, terutama sejauhmana proses penyusunan draf, pembahasan dan penetapan perda dan/atau pergub/perbup/perwali yang bersangkutan.

Ketiga, terbatasnya kompetensi staf untuk menggerakkan penerapan inovasi. Hal ini dapat dselesaikan, dengan cara: (a) Mengindentifikasi hal-hal tertentu yang membutuhkan keterampilan tertentu, namun SDM-nya belum tersedia. Hal ini diperlukan agar langsung fokus pada keterampilan tertentu yang belum mahir; (b) Merancang materi yang dibutuhkan guna mengatasi persoalan yang ada atau meminta fasilitator IPP untuk mempersiapkannya; (c) Memilih dan menetapkan metode yang tepat untuk pengembangan kompetensi staf yang ada, atau meminta fasilitator IPP untuk memilih dan menetapkan metodenya; (d) Segera melaksanakan pengembangan kompetensi staf sesuai materi dan metode yang telah ditetapkan atas dukungan fasilitator IPP; dan (e) Melakukan evaluasi terhadap hasil pengembangan kompetensi, guna melakukan tindak lanjut atas hasil evaluasi yang bersangkutan.

Keempat, berbagai kendala lainnya yang bakal dihadapi dalam implementasi IPP. Intinya setiap kali ada kendala dalam implementasi IPP, para pejabat administrator yang bersangkutan segera mencarikan solusinya dan/atau berkolaborasi dengan pihak-pihak tertentu yang dipandang memiliki kompetensi untuk membantu mengatasi kendala yang ada.  

Penutup

Demikianlah beberapa pokok pikiran yang dapat dikemukakan sehubungan dengan upaya membangun dan mengembangkan inovasi pelayanan publik bagi pejabat administrator pada birokrasi pemerintah daerah. Semoga dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkannya, terutama bagi para administrator demi terciptanya inovasi pelayanan publik dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan publik sebagaimana yang diharapkan. 

Referensi:

Inovasi yang Berarti, Inovasi Pelayanan Tahun 2014. Editor: Andry. Kanwil DJP Jawa Tengah I. 

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 30 Tahun 2014 tentang Pedoman Inovasi Pelayanan Publik.

Septiana, A.R. (2020). Manajemen Inovasi, Memenangi Kompetisi, Mengantisipasi Disrupsi. Bandung: Qnerza Publishing. 

Walo, J., A. Yanuarko, A.T. Apriani, A. Riva, M.U.A. Faruk, S.P. Palupi, N.R. Sari, dan D. Ayu. (2021). Inovasi Digitalisasi Pelayanan Publik, Tata Kelola Pemerintahan, dan Inovasi Bentuk Lainnya Pada Daerah Terinovatif. Jakarta: Badan Penelitian dan Pengembangan Kementerian Dalam Negeri.

Berbagi :