Arahan untuk Membuat Power Point sebagai Bahan Seminar Laporan APKPP bagi Peserta PKP

 Oleh Daud Amarato | Profil 

Seminar Laporan APKPP PKP

Dalam pelaksanaan Seminar Laporan APKPP, sering kali terjadi bahwa ketika peserta PKP sedang melakukan presentasi diminta oleh penguji untuk segera berpindah ke slide berikutnya karena terkesan bertele-tele dalam penyajian laporan implementasinya. Fenomena ini terutama disebabkan karena Peserta PKP menyajikan hal-hal yang dipandang tidak perlu disajikan. Hal ini terjadi karena tidak sesuai dengan format penilaian yang dipegang oleh penguji. 

Sehubungan dengan itu, powerpoint (PPT) untuk bahan Seminar Laporan Implementasi APKPP tersebut cukup memuat hal-hal yang inti saja agar memudahkan peserta dalam penyajian, serta memudahkan penguji dalam memberikan penilaian kepada peserta yang bersangkutan. Selain itu, waktu yang diberikan kepada masing-masing peserta untuk presentasi juga sangat terbatas.

Bertolak dari uraian di atas, berikut ini diberikan arahan untuk menyusun PPT sebagai Bahan Seminar Laporan Implementasi APKPP Peserta PKP, yang terdiri dari 11 Poin, sebagai berikut:

(1) Cover
Pada slide cover cukup tampilkan 3 hal, yaitu: Judul APKPP, Nama Peserta & Jabatan Peserta saat ini (Sebagai Kepala seksi/Kasubag ...... pada instansi apa di Prov/Kab/Kota .......). Jabatan perlu dimuat untuk melihat keterkaitannya dengan Judul APKPP yang telah dilaksanakan. Cukup muat tiga hal tersebut, tidak perlu muat hal-hal yang lain.

(2) Pendahuluan

Pada poin ini silahkan membuat narasi tentang gambaran masalah yang dihadapi oleh Unit Kerja saat ini seperti apa, lalu copy isu prioritas terpilih dan sebutkan penyebabnya. Selanjutnya kemukakan solusi atas masalah di atas melalui terobosan inovasi apa, dalam hal ini sebut saja inovasi yang ada dalam judul APKPP sebagai solusinya. Contoh narasinya: Permasalahan di atas, perlu diatasi melalui suatu aksi perubahan, dengan judul: “………..”

(3) Milestone Aksi Perubahan

Pada poin ini hanya memuat milestone yang dilaksanakan pada jangka pendek, menengah & panjang, tanpa hal-hal yang lain. Artinya cukup menampilkan judul-judul milestone saja.

(4) Capaian Aksi Perubahan

Hal ini dibuat dalam bentuk tabel, yang memuat tentang capaian dari masing-masing milestone. Copy paste dari Tabel tentang Capaian Pelaksanaan Aksi Perubahan pada Jangka Pendek. Lalu tampilkan Aplikasi/sistem kerja yang dihasilkan, serta foto/video yang dianggap penting untuk ditampilkan. Pada bagian ini setiap peserta perlu menampilkan operasi penggunaan Aplikasi/Sistem Kerja yang dihasilkannya. Saat presentasi, operasi penggunaan Aplikasi boleh dibantu oleh staf yang menjadi admin/operator pada aplikasi yang bersangkutan. Bahkan Admin/Operator boleh menjelaskan langkah-langkah penggunaan aplikasinya.  

(5) Perubahan yang Dihasilkan

Silahkan membuat Tabel tentang Wujud Perubahan dari kondisi sebelum APKPP dengan kondisi sesudah pelaksanaan APKPP. Sebaiknya dibuat dalam bentuk Tabel yang terdiri dari 4 kolom saja, yaitu: Kolom 1 (Nomor); Kolom 2 (Milestone); Kolom 3 (Kondisi sebelum APKPP); Kolom 4 (Kondisi sesudah APKPP). Bisa juga dibuat dalam bentuk lain yang lebih kreatif, yang penting memperlihatkan perubahan yang dihasilkan. Format tabelnya, sebagai berikut:

| No | Milestone | Kondisi Sebelum APKPP | Kondisi Sesudah APKPP | 

(6) Manfaat Utama Aksi Perubahan 

Pada poin ini sebutkan 2 manfaat utama, yaitu: 

1. APKPP ini telah menyelesaikan sebagian masalah yang terkait dengan kualitas pelayanan yang masih rendah, yaitu: …... (ungkapkan secara ringkas masalah apa atau isu yang telah diselesaikan melalui aksi perubahan ini)

2. APKPP ini juga telah mampu mengantisipasi tuntutan perubahan, yakni: …....... (kemukakan secara ringkas tentang tuntutan perubahan apa yang akan diantisipasi).

(7) Nilai/Prinsip Kepemimpinan yang Diimplementasikan

Pada poin ini narasikan bahwa "Tercapainya hasil implementasi di atas, antara lain karena adanya penerapan nilai-nilai atau prinsip-prinsip Kepemimpin Pelayan (Servant Leadership), yakni: 1. ......; 2…. dst sampai 10….. Dengan adanya penerapan 10 nilai kepemimpinan pelayan selama pelaksanaan aksi perubahan sehingga sasaran perubahan jangka pendek dapat terwujud sesuai rencana.

(8) Keberlanjutan Aksi Perubahan:

Di poin ini silahkan copy paste dari Tabel tentang Rencana Jangka Menengah dan Tabel tentang Rencana Jangka Panjang. Lalu nanti jelaskan secara lisan saat presentasi untuk meyakinkan penguji bahwa APKPP akan dilanjutkan pada tahun depan dan tahun-tahun berikutnya. 

(9) Keterkaitan dengan Mata Pelatihan Pilihan 

Pada poin ini sebutkan 3 Mata Pelatihan Tambahan dan kemukakan proses pemanfaatannya dalam APKPP (copy dari Tabel 6.7) serta sebutkan manfaatnya. Dibuat dalam bentuk tabel, yang terdiri dari 4 Kolom:

| No | Nama Mata Pelatihan | Pemanfaattan dalam Pelaksanaan APKPP | Manfaat yang Diperoleh |

Pada Kolom 4 (Manfaat yang Diperoleh) ambil dari Sub sub bab 6.3.3 (boleh diringkas dari 6.3.3.). Pada kolom 4 ini, Manfaat yang diperoleh perlu dinarasikan dengan lebih tepat untuk masing-masing mata pelatihan pilihan tanpa terikat dengan narasi yang ada di 6.3.3.

(10) Desiminasi dan Publikasi Aksi Perubahan 

Pada poin ini kemukakan diseminasi dan publikasi yang telah dilakukan, baik secara offline maupun online. Tampilkan bukti publikasinya berupa foto kegiatan publikasi, serta foto dan link publikasi online (jika ada publikasi online).

(11) Penutup

Di bagian ini boleh salin Kesimpulan dan Rekomendasi/Saran dari Laporan Implementasi APKPP. 

Catatan: 

1. Poin-poin di atas sudah disesuaikan dengan format penilaian.
2. Usahakan huruf yang digunakan dapat terbaca oleh Penguji dan Audiens yang hadir dalam seminar (minimal font 24). 
3. Kepada peserta yang menyiapkan video sebagai bahan seminar, sebaiknya menyiapkan speaker aktif yang sudah berhasil diujicobakan oleh masing-masing peserta yang bersangkutan. Pengalaman menggunakan speaker/audio yang disiapkan di ruangan seminar, sering tidak kompetibel dengan laptop peserta, sehingga tidak keluar suara video saat seminar. Oleh karena itu, sebaiknya setiap peserta yang menggunakan video saat seminar di kelas, silahkan siap sendiri speaker yang kompetibel dengan laptop yang akan digunakan saat seminar.
4. Pada saat berlangsung sesi tanya-jawab dengan penguji, diharapkan agar peserta tetap fokus pada pertanyaan untuk menghindari salah kapra.
5. Di bagian paling akhir seminar setelah tanya jawab, biasanya setiap peserta akan diberi kesempatan untuk menutup dengan closing statement. Untuk itu, setiap peserta perlu menyiapkan closing statement, berupa: ucapan terima kasih dan ungkapan komitmen tentang apa yang akan dilakukan ke depan terkait dengan APKPP yang telah diseminarkan, yakni komitmen untuk terus melanjutkan aksi perubahan pada jangka menengah dan jangka panjang.  

Demikian arahan ini dibuat untuk dipedomani, guna mempermudah peserta PKP dalam menyiapkan PPT sebagai bahan seminar laporan implemetasi APKPP. 

Salam Sukses....