Arahan untuk Membuat Powerpoint sebagai Bahan Seminar Laporan Implementasi APKO bagi Peserta PKA

Oleh Daud Amarato | Profil 

Seminar Laporan APKO PKA

Dalam pelaksanaan Seminar Laporan APKO, sering kali terjadi bahwa ketika peserta PKA sedang melakukan presentasi diminta oleh penguji untuk segera berpindah ke slide berikutnya karena terkesan bertele-tele dalam penyajian laporan implementasinya. Fenomena ini terutama disebabkan karena Peserta PKA menyajikan hal-hal yang dipandang tidak perlu disajikan. Hal ini terjadi karena tidak sesuai dengan format penilaian yang dipegang oleh penguji. 

Sehubungan dengan itu, powerpoint (PPT) untuk bahan Seminar Laporan Implementasi APKO tersebut cukup memuat hal-hal yang inti saja agar memudahkan peserta dalam penyajian, serta memudahkan penguji dalam memberikan penilaian kepada peserta yang bersangkutan. Selain itu, waktu yang diberikan kepada masing-masing peserta untuk presentasi juga sangat terbatas.

Bertolak dari uraian di atas, berikut ini diberikan arahan untuk menyusun PPT sebagai Bahan Seminar Laporan Implementasi APKO Peserta PKA, yang terdiri dari 12 Poin, sebagai berikut:

(1) Cover

Pada slide cover cukup tampilkan 3 hal, yaitu: Judul APKO, Nama Peserta & Jabatan Peserta saat ini (Sebagai Sekreteris/Kabid/Kabag/Camat ...... pada instansi apa di Prov/Kab/Kota .......). Tidak usah muat hal-hal yang lain.

(2) Pendahuluan

Pada poin ini silahkan membuat narasi 1 kalimat tentang masalah yang dihadapi oleh Unit Kerja seperti apa, atau boleh langsung copy isu prioritas terpilih dan sebutkan penyebabnya, serta harapan/hal tertentu apa yang hendak dicapai dari hasil APKO ini. Selanjutnya kemukakan terobosan inovasi apa yang telah dilaksanakan selama 2 bulan ini. Dalam hal ini sebut saja inovasi yang ada dalam judul APKO sebagai solusinya. Contoh narasinya: Permasalahan di atas, perlu diatasi melalui suatu inovasi berupa: “………..” (ambil dari ini inovasi yang sudah ada dalam Judul, yaitu Aplikasi ...... atau Buku Panduan atau e-Book ...... dst dan sebutkan nama branding dari inovasi yang bersangkutan)

(3) Milestone Aksi Perubahan

Pada poin ini hanya memuat milestone yang dilaksanakan pada jangka pendek, menengah & panjang, tanpa kalimat/kata-kata lain. Artinya cukup menampilkan nama-nama milestone saja.

(4) Capaian Aksi Perubahan

Hal ini dibuat dalam bentuk tabel, yang memuat tentang capaian dari masing-masing milestone jangka pendek saja. Copy paste dari Tabel 6.7 tentang Capaian Pelaksanaan Aksi Perubahan pada Jangka Pendek. Lalu tampilkan Aplikasi/sistem kerja yang dihasilkan, serta foto/video yang dianggap penting untuk ditampilkan. Pada bagian ini setiap peserta perlu menampilkan/demonstrasikan operasi penggunaan Aplikasi/Sistem Kerja yang dihasilkannya. Saat presentasi, operasi penggunaan Aplikasi boleh dibantu oleh staf yang menjadi admin/operator dalam penggunaan aplikasi yang bersangkutan di instansinya. Bahkan Admin/Operator boleh ikut menjelaskan hal teknis/langkah-langkah penggunaan aplkasinya.

(5) Implementasi Kepemimpinan Kinerja

Pada poin ini narasikan bahwa "Tercapainya hasil aksi perubahan di atas, antara lain karena adanya penerapan nilai-nilai dan prinsip-prinsip kepemimpinan kinerja sebagai pemimpin transformasional, yakni: 1. Memimpin dgn vision & passion; 2…. dst sampai 7….. Dengan adanya penerapan 7 prinsip kepemimpinan kinerja selama pelaksanaan aksi perubahan sehingga sasaran perubahan jangka pendek dapat terwujud sesuai rencana". Selanjutnya silahkan copy paste dari sub bab tentang Pengelolaan Budaya Kerja. Cukup sebut 7 nilai kepemimpinan transformasional dalam bentuk narasi yang singkat saja. Jika ada penjelasan tambahan, bisa disampaikan secara lisan saat presentasi.

(6) Perubahan yang Dihasilkan

Silahkan membuat Tabel tentang Wujud Perubahan dari kondisi sebelum APKO dengan kondisi sesudah pelaksanaan APKO. Sebaiknya dibuat dalam bentuk Tabel yang terdiri dari 4 kolom saja, yaitu: Kolom 1 (Nomor); Kolom 2 (Milestone); Kolom 3 (Kondisi sebelum APKO); Kolom 4 (Kondisi sesudah APKO). Poin ini buat ringkasan dari Tabel 6.8 tentang tentang Kondisi Sebelum dan Sesudah APKO di Laporan APKO, tetapi jangan copy paste dari Tabel tersebut, karena akan terlihat banyak isinya. Ambil saja inti perubahan yang terjadi dari sebelum APKO dan sesudah implementasi APKO. Dalam hal ini narasikan secara kreatif untuk memperlihatkan perubahan yang dihasilkan. Format tabel yang terdiri dari 4 kolom tersebut di atas, sebagai berikut:

| No | Milestone | Kondisi Sebelum APKO | Kondisi Sesudah APKO | 

Pada format Tabel di atas, tak usah dibuat per milestone seperti di Tabel 6.8. Cukup menunjukan beberapa hal pokok, antara lain: 

1. Seberapa besar efisiensi yang dihasilkan (bisa hitung masing: waktu, biaya, pegawai).
2. Seberapa besar potensi pendapatan yang bisa diperoleh dalam setahun (per bulan dan per tahun). Hal dapat dipaparkan jika inovasi dapat menghasilkan PAD. Jika tidak menghasilkan PAD, maka poin (b) ini dapat dibaikan. Cukup tunjukan 3 hal yang ada di poin (a).
3. Sebutkan manfaat lain yang dapat diperoleh setelah adanya APKO (jika ada). Misalnya: Inovasi ini akan digunakan untuk mendukung program .... (jika berkontribusi) secara langsung terhadap program.  

Ketiga hal pokok di atas, tetap tertuang dalam tabel before dan after, sesuai format di atas. Dengan adanya tabel before dan after, akan memudahkan pembaca atau dewan penguji untuk membandingkannya.  

  

(7) Manfaat Utama Aksi Perubahan 

Pada poin ini sebutkan 2 manfaat utama, yaitu: 

1. APKO ini telah menyelesaikan sebagian masalah kinerja organisasi, yaitu: …... (ungkapkan secara ringkas masalah apa atau isu apa yang telah diselesaikan melalui aksi perubahan ini)

2. APKO ini juga telah mampu mengantisipasi tuntutan perubahan, yakni: …....... (kemukakan secara ringkas tentang tuntutan perubahan apa yang akan diantisipasi).

3. Inovasi dalam APKO ini akan dapat berkontribusi terhadap Visi dan Misi Pemda ........, yaitu: Visi: "............" dan Misi: "................" (Pemda dimaksud yakni pemda tempat kedududkan peserta.  Cukup sebutkan misi tertentu yang terkait langsung dengan perangkat daerah dan inovasi dalam APKO ini). 

Poin (1) dan (2) di atas, ringkas dari penjelasan yang ada di sub sub 6.2.2. setelah Tabel 6.8. Sedangkan poin (3) tentang kontribusi inovasi terhadap visi dan misi pemda, dapat dinarasikan secara tepat oleh penulis, berdasarkan perubahan yang telah dihasilkan pada jangka pendek, maupun perubahan yang akan dihasilkan pada jangka menengah dan panjang.

(8) Keberlanjutan Aksi Perubahan:

Di poin ini silahkan copy paste dari Tabel 6.10 tentang Rencana Jangka Menengah dan Tabel 6.11 tentang Rencana Jangka Panjang. Lalu nanti jelaskan secara lisan saat presentasi untuk meyakinkan penguji bahwa APKO akan dilanjutkan pada tahun depan dan tahun-tahun berikutnya. 

(9) Pelaksanaan Strategi Pengembangan Kompetensi: APKO ini dapat berjalan sesuai rencana, hal ini didukung dengan adanya pelaksanaan pengembangan kompetensi, sebagai berikut: 

(pada bagian ini, silahkan ringkas Tabel tentang Pelaksanaan Strategi Pengembangan Kompetensi ke dalam PPT, yaitu menyebutkan sejumlah strategi yang telah dusebutkan dalam Tabel 6.15 di Kolom (5). Misalnya: mengikuti pelatihan dan bimtek, mempelajari modul, menonton youtube, meminta arahan pimpinan, dan lain-lain. Sesuaikan dengan strategi yang telah disebutkan dalam Kolom 5 di Tabel 6.15).

(10) Keterkaitan dengan Mata Pelatihan Pilihan 

Pada poin ini sebutkan 3 Mata Pelatihan Pilihan dan kemukakan keterkaitannya dengan APKO (ringkas dari Kolom 4 pada Tabel 6.13). Selanjutnya tambahkan tentang pemanfataan (ringkas dari Kolom 3 pada Tabel 6.14 dan kemukakan manfaat yang diperoleh (ringkas dari sub sub bab 6.4.3). Boleh buat dalam bentuk tabel, yang terdiri dari 5 Kolom:

| No | Nama Mata Pelatihan | Keterkaitan dengan Pelaksanaan APKO | Pemanfataan Mata Pelatihan PIlihan | Manfaat yang Diperoleh dari Mata Pelatihan PIlihan |

Pada Kolom 5 tentang Manfaat yang Diperoleh, diupayakan agar narasinya tepat menggambarkan manfaat yang diperoleh dari Mata Pelatihan PIlihan.

 

(11) Diseminasi dan Publikasi Aksi Perubahan 

Pada poin ini kemukakan diseminasi dan publikasi yang telah dilakukan, baik secara offline maupun online. Tampilkan bukti publikasinya berupa foto publikasi dan link publikasi online (jika ada publikasi online). Pada poin ini, sekalian tampikan sejumlah video testimoti dari sejumlah stakehilder.

(12) Penutup

Di bagian ini cukup salin Kesimpulan dan Rekomendasi/Saran dari Laporan Implementasi APKO. 

Catatan: 

1. Poin-poin di atas sudah disesuaikan dengan format penilaian.
2. Usahakan huruf yang digunakan dapat terbaca oleh Penguji dan Audiens yang hadir dalam seminar (minimal font 24). 
3. Pada saat berlangsung sesi tanya-jawab dengan penguji, diharapkan agar peserta tetap fokus pada pertanyaan untuk menghindari salah kapra.
4. Di bagian paling akhir seminar setelah tanya jawab, biasanya setiap peserta akan diberi kesempatan untuk menutup dengan closing statement. Untuk itu, setiap peserta perlu menyiapkan closing statement, berupa: ucapan terima kasih dan ungkapan komitmen tentang apa yang akan dilakukan ke depan terkait dengan keberlanjutan dari APKO yang telah diseminarkan, yakni komitmen untuk terus melanjutkan aksi perubahan pada jangka menengah dan jangka panjang.  

Demikian arahan ini dibuat untuk dipedomani dan membantu peserta PKA yang bersangkutan dalam menyiapkan diri menghadapi seminar laporan implemetasi APKO. 

Salam Sukses....